Trong bối cảnh doanh nghiệp ngày càng phụ thuộc vào hạ tầng công nghệ, bài toán ngân sách IT không còn dừng ở “mua hay thuê thiết bị”, mà chuyển sang câu hỏi lớn hơn: làm thế nào để vận hành ổn định nhưng vẫn kiểm soát chi phí?

Nhiều doanh nghiệp đầu tư mạnh vào phần cứng nhưng lại bỏ quên bảo trì, dẫn đến downtime, chi phí sửa chữa đột xuất và rủi ro bảo mật. Ngược lại, có doanh nghiệp chỉ tập trung bảo trì khi sự cố xảy ra mà không có chiến lược thiết bị phù hợp ngay từ đầu.

Giải pháp đang được nhiều tổ chức áp dụng là kết hợp thuê thiết bị + bảo trì định kỳ, một mô hình giúp chuyển chi phí đầu tư sang chi phí vận hành, đồng thời duy trì hệ thống luôn ở trạng thái ổn định và sẵn sàng mở rộng.

1. Thuê thiết bị CNTT – Tối ưu chi phí đầu tư ban đầu

Trong giai đoạn khởi đầu hoặc mở rộng quy mô, chi phí đầu tư hạ tầng CNTT thường là “gánh nặng” lớn đối với doanh nghiệp. Việc phải mua sắm cùng lúc máy tính, server, switch, firewall, hệ thống Wi-Fi… không chỉ tốn kém ngân sách ban đầu mà còn kéo theo nhiều chi phí ẩn như triển khai, vận hành, bảo trì, nâng cấp. Mô hình thuê thiết bị CNTT ra đời như một giải pháp linh hoạt, giúp doanh nghiệp tiếp cận hạ tầng công nghệ hiện đại mà không cần bỏ ra khoản đầu tư lớn ngay từ đầu.

1.1. Thuê thiết bị là gì?

Thuê thiết bị CNTT là mô hình trong đó doanh nghiệp không cần mua đứt tài sản công nghệ, mà sử dụng thiết bị theo hình thức thuê định kỳ theo tháng, quý hoặc năm. Thay vì phải chi một khoản ngân sách lớn để sở hữu thiết bị, doanh nghiệp chỉ cần trả chi phí thuê tương ứng với thời gian sử dụng thực tế.

Nhà cung cấp dịch vụ sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ vòng đời thiết bị trong suốt thời gian thuê thiết bị, bao gồm:

• Cung cấp thiết bị đúng cấu hình theo nhu cầu sử dụng thực tế:
  Thiết bị được lựa chọn phù hợp với quy mô, số lượng người dùng, đặc thù công việc và yêu cầu kỹ thuật của từng doanh nghiệp, tránh tình trạng mua thừa cấu hình hoặc đầu tư sai nhu cầu.
• Triển khai lắp đặt và cấu hình ban đầu:
  Doanh nghiệp không cần tự lo khâu setup phức tạp. Hệ thống mạng, Wi-Fi, server, firewall… được triển khai đồng bộ, sẵn sàng vận hành ngay khi bàn giao.
• Bảo hành, sửa chữa và thay thế khi thiết bị gặp sự cố:
  Khi thiết bị hỏng hóc, lỗi phần cứng hoặc không đảm bảo hiệu năng, nhà cung cấp sẽ chịu trách nhiệm xử lý hoặc thay thế, giúp hệ thống luôn duy trì hoạt động ổn định.
• Hỗ trợ kỹ thuật trong suốt thời gian thuê:
  Đội ngũ kỹ thuật đồng hành cùng doanh nghiệp trong quá trình vận hành, xử lý sự cố, tối ưu hiệu năng hệ thống, giảm tải áp lực cho đội IT nội bộ (hoặc thay thế IT nội bộ nếu doanh nghiệp chưa có nhân sự chuyên trách).

Mô hình thuê thiết bị giúp doanh nghiệp tiếp cận hạ tầng CNTT chuyên nghiệp tương tự các doanh nghiệp lớn, nhưng với chi phí và rủi ro tài chính thấp hơn rất nhiều.

1.2. Lợi ích tài chính khi thuê thiết bị

So với hình thức mua đứt truyền thống, thuê thiết bị CNTT mang lại nhiều lợi ích rõ rệt về mặt tài chính:

• Không cần CAPEX lớn ban đầu:
  Doanh nghiệp không phải bỏ ra một khoản tiền lớn để đầu tư hạ tầng ngay từ đầu. Điều này đặc biệt quan trọng với startup, doanh nghiệp nhỏ hoặc doanh nghiệp đang trong giai đoạn mở rộng.
• Giữ dòng tiền linh hoạt cho hoạt động kinh doanh cốt lõi:
  Ngân sách có thể được ưu tiên cho marketing, nhân sự, phát triển sản phẩm, mở rộng thị trường thay vì “chôn” vào tài sản CNTT.
• Dễ dàng dự toán chi phí vận hành hàng tháng:
  Chi phí thuê thiết bị thường cố định theo hợp đồng, giúp doanh nghiệp chủ động kế hoạch tài chính, tránh phát sinh đột ngột các khoản chi lớn khi thiết bị hỏng hoặc cần nâng cấp.
• Không lo khấu hao tài sản và lỗi thời công nghệ:
  Thiết bị CNTT có vòng đời ngắn, nhanh lỗi thời. Khi thuê thiết bị, doanh nghiệp không phải chịu rủi ro mất giá tài sản hay chi phí thay thế khi công nghệ thay đổi.
• Dễ nâng cấp hoặc mở rộng khi doanh nghiệp tăng trưởng:
  Khi số lượng nhân sự hoặc nhu cầu sử dụng tăng, doanh nghiệp có thể nâng cấp cấu hình, bổ sung thiết bị nhanh chóng mà không cần bán thanh lý hệ thống cũ.

Đối với startup hoặc doanh nghiệp đang tăng trưởng nhanh, mô hình thuê thiết bị giúp triển khai hạ tầng CNTT nhanh chóng, giảm áp lực ngân sách ban đầu và tránh tình trạng “đóng băng” dòng tiền cho các khoản đầu tư cố định. Điều này giúp doanh nghiệp tập trung tối đa cho hoạt động kinh doanh và phát triển thị trường ngay từ những giai đoạn đầu.

2. Bảo trì định kỳ – “Bảo hiểm” cho hệ thống CNTT

Nhiều doanh nghiệp chỉ quan tâm đến hệ thống CNTT khi… sự cố đã xảy ra. Tuy nhiên, cách tiếp cận “chữa cháy” này thường dẫn đến gián đoạn hoạt động, mất dữ liệu, ảnh hưởng trải nghiệm khách hàng và phát sinh chi phí khắc phục rất lớn. Bảo trì định kỳ được xem như một hình thức “bảo hiểm” cho hệ thống CNTT, giúp doanh nghiệp chủ động phòng ngừa rủi ro, duy trì sự ổn định và đảm bảo hạ tầng công nghệ luôn sẵn sàng phục vụ hoạt động kinh doanh.

2.1. Bảo trì định kỳ là gì?

Bảo trì định kỳ là hoạt động kiểm tra, cập nhật và tối ưu hệ thống CNTT theo lịch trình cố định (hàng tháng, hàng quý hoặc hàng năm), thay vì chờ đến khi hệ thống gặp sự cố mới xử lý. Mục tiêu chính của bảo trì định kỳ là phát hiện sớm các vấn đề tiềm ẩn, ngăn ngừa rủi ro và đảm bảo hệ thống luôn hoạt động trong trạng thái tối ưu.

Các nội dung bảo trì thường bao gồm:

• Kiểm tra phần cứng & kết nối mạng:
  Đánh giá tình trạng hoạt động của switch, router, firewall, access point, server… Kiểm tra cáp mạng, nguồn điện, nhiệt độ, độ ổn định kết nối để phát hiện sớm dấu hiệu xuống cấp hoặc lỗi phần cứng.
• Cập nhật firmware và phần mềm hệ thống:
  Nâng cấp firmware thiết bị mạng, cập nhật hệ điều hành, bản vá bảo mật để đảm bảo hệ thống luôn tương thích với công nghệ mới và hạn chế lỗ hổng bảo mật.
• Kiểm tra log hệ thống & cảnh báo bảo mật:
  Phân tích log truy cập, log tường lửa, cảnh báo bất thường để phát hiện sớm dấu hiệu tấn công, truy cập trái phép hoặc các hành vi rủi ro tiềm ẩn trong hệ thống.
• Tối ưu hiệu năng mạng và tài nguyên hệ thống:
  Rà soát băng thông, cấu hình QoS, phân tách VLAN, tối ưu Wi-Fi, cân bằng tải để đảm bảo hệ thống vận hành mượt mà khi số lượng người dùng tăng lên.
• Sao lưu dữ liệu và kiểm tra khả năng khôi phục:
  Đảm bảo dữ liệu quan trọng được sao lưu đầy đủ, kiểm tra định kỳ quy trình restore để sẵn sàng khôi phục nhanh khi xảy ra sự cố, tránh mất dữ liệu hoặc gián đoạn kinh doanh kéo dài.

Bảo trì định kỳ không chỉ là “check list kỹ thuật”, mà còn là quá trình đánh giá tổng thể sức khỏe hệ thống CNTT, giúp doanh nghiệp có cái nhìn rõ ràng về hiện trạng hạ tầng công nghệ của mình.

2.2. Lợi ích của bảo trì định kỳ

Việc duy trì lịch bảo trì đều đặn mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp:

• Giảm downtime ngoài kế hoạch:
  Phát hiện sớm các điểm yếu trong hệ thống giúp hạn chế tối đa sự cố bất ngờ gây gián đoạn hoạt động kinh doanh, đặc biệt với các hệ thống phụ thuộc nhiều vào mạng và dữ liệu.
• Phát hiện sớm rủi ro bảo mật:
  Lỗ hổng bảo mật thường xuất hiện âm thầm. Việc kiểm tra log, cập nhật bản vá định kỳ giúp giảm nguy cơ bị tấn công, rò rỉ dữ liệu hoặc nhiễm mã độc.
• Tăng tuổi thọ thiết bị CNTT:
  Thiết bị được kiểm tra, vệ sinh, cập nhật đúng cách sẽ hoạt động ổn định hơn, giảm nguy cơ hỏng hóc đột ngột và kéo dài vòng đời sử dụng.
• Duy trì hiệu suất hệ thống ổn định:
  Hệ thống mạng, server, Wi-Fi được tối ưu thường xuyên sẽ hạn chế tình trạng chậm, nghẽn mạng, mất kết nối, ảnh hưởng đến năng suất làm việc của nhân sự.
• Giảm chi phí sửa chữa khẩn cấp và tổn thất gián tiếp:
  Chi phí xử lý sự cố khẩn cấp thường cao hơn rất nhiều so với chi phí bảo trì định kỳ. Ngoài ra, downtime còn gây tổn thất doanh thu, gián đoạn vận hành và ảnh hưởng uy tín doanh nghiệp.

Nếu thuê thiết bị giúp doanh nghiệp giảm áp lực chi phí đầu tư ban đầu, thì bảo trì định kỳ chính là yếu tố giúp bảo vệ khoản đầu tư CNTT trong suốt quá trình vận hành, đảm bảo hệ thống luôn ổn định, an toàn và sẵn sàng mở rộng khi doanh nghiệp phát triển.

3. Vì sao nên kết hợp thuê thiết bị + bảo trì định kỳ?

Việc chỉ thuê thiết bị hoặc chỉ bảo trì định kỳ sẽ mang lại hiệu quả nhất định, nhưng khi kết hợp cả hai mô hình này, doanh nghiệp sẽ xây dựng được một chiến lược vận hành CNTT bền vững hơn.

3.1. Kiểm soát ngân sách toàn diện

Khi thuê thiết bị CNTT, doanh nghiệp chuyển phần lớn chi phí đầu tư ban đầu (CAPEX) sang chi phí vận hành định kỳ (OPEX). Điều này giúp kế hoạch tài chính trở nên rõ ràng và dễ kiểm soát hơn. Thay vì phải bỏ ra một khoản lớn để mua sắm thiết bị ngay từ đầu, doanh nghiệp chỉ cần chi trả theo tháng hoặc theo năm, phù hợp với dòng tiền thực tế.

Kết hợp thuê thiết bị với bảo trì định kỳ, chi phí CNTT được “làm phẳng” theo thời gian:

• Thuê thiết bị giúp chi phí cố định, dễ dự toán, không phát sinh các khoản đầu tư lớn đột ngột.
• Bảo trì định kỳ giúp giảm thiểu chi phí sửa chữa khẩn cấp, tránh các khoản chi bất ngờ khi hệ thống gặp sự cố nghiêm trọng.

Nhờ đó, doanh nghiệp chuyển từ mô hình “chi tiêu bị động, phát sinh khi có sự cố” sang “chi tiêu chủ động, có kế hoạch và kiểm soát được”, giúp bộ phận tài chính dễ lập ngân sách, còn ban lãnh đạo yên tâm hơn về rủi ro chi phí CNTT.

3.2. Giảm rủi ro công nghệ lỗi thời

Khi áp dụng mô hình thuê thiết bị, doanh nghiệp có lợi thế là:

• Thiết bị thường được nâng cấp theo vòng đời công nghệ, tránh bị “kẹt” với phần cứng cũ trong nhiều năm.
• Dễ dàng thay đổi cấu hình, nâng cấp model khi nhu cầu sử dụng tăng lên.

Khi kết hợp thuê thiết bị với bảo trì định kỳ, hệ thống được cập nhật liên tục cả về phần cứng lẫn phần mềm:

• Luôn sử dụng firmware mới, vá các lỗ hổng bảo mật quan trọng.
• Đáp ứng các tiêu chuẩn bảo mật và vận hành mới của ngành CNTT.
• Tránh tình trạng “thiết bị vẫn hoạt động nhưng tiềm ẩn rủi ro bảo mật”, gây nguy cơ mất dữ liệu hoặc gián đoạn dịch vụ trong tương lai.

Nhờ đó, doanh nghiệp không chỉ tránh được việc tụt hậu về công nghệ, mà còn giảm đáng kể các rủi ro bảo mật phát sinh do hệ thống cũ, thiếu cập nhật.

3.3. Tối ưu hiệu suất vận hành

Thuê thiết bị giúp doanh nghiệp sử dụng đúng cấu hình phù hợp với nhu cầu hiện tại, trong khi bảo trì định kỳ đảm bảo hệ thống luôn được theo dõi và tối ưu trong suốt quá trình vận hành. Sự kết hợp giữa thuê thiết bị và bảo trì định kỳ mang lại hiệu quả rõ rệt về mặt vận hành:

• Thiết bị được lựa chọn và triển khai đúng quy mô, đúng mục đích sử dụng, tránh thừa cấu hình gây lãng phí hoặc thiếu cấu hình gây nghẽn hiệu năng.
• Hệ thống được kiểm tra và tối ưu thường xuyên, phát hiện sớm các điểm nghẽn, cấu hình chưa tối ưu hoặc nguy cơ sự cố.
• Mạng hoạt động ổn định, ít gián đoạn, hạn chế downtime ảnh hưởng đến công việc hằng ngày của nhân sự.

4. So sánh mô hình đầu tư truyền thống & mô hình kết hợp thuê thiết bị và bảo trì định kỳ

5. Doanh nghiệp nào phù hợp mô hình thuê thiết bị và bảo trì định kỳ?

5.1. Startup & SME

Mô hình thuê thiết bị giúp triển khai hệ thống nhanh chóng mà không cần đầu tư lớn ban đầu, trong khi bảo trì định kỳ đảm bảo hệ thống luôn ổn định, tránh phát sinh chi phí sửa chữa đột xuất khi có sự cố.

5.2. Doanh nghiệp đa chi nhánh

Thuê thiết bị kết hợp bảo trì định kỳ giúp chuẩn hóa cấu hình giữa các điểm, dễ dàng quản lý từ xa, đảm bảo chất lượng mạng đồng đều và giảm rủi ro gián đoạn dịch vụ tại từng chi nhánh.

5.3. Doanh nghiệp theo dự án/thời vụ

Mô hình thuê thiết bị giúp linh hoạt tăng – giảm số lượng thiết bị theo nhu cầu thực tế, tránh lãng phí đầu tư. Khi kết hợp bảo trì định kỳ, hệ thống luôn sẵn sàng hoạt động ổn định trong các giai đoạn cao điểm.

5.4. Doanh nghiệp không có IT nội bộ mạnh

Thuê thiết bị đi kèm dịch vụ bảo trì định kỳ giúp doanh nghiệp có một “đội IT thuê ngoài”, được hỗ trợ từ khâu triển khai, vận hành đến xử lý sự cố, đảm bảo hệ thống CNTT luôn ổn định và an toàn.

6. Các hạng mục thường được thuê và bảo trì

• Máy tính/laptop văn phòng
• Switch, router, firewall
• Hệ thống Wi-Fi doanh nghiệp
• Server/NAS lưu trữ
• Camera IP & IoT
• Phần mềm bản quyền & license

7. Lộ trình triển khai hiệu quả

Bước 1 – Khảo sát nhu cầu

Đánh giá quy mô nhân sự, ứng dụng sử dụng, yêu cầu bảo mật.

Bước 2 – Lựa chọn thiết bị phù hợp

Không “dư thừa” cấu hình nhưng vẫn đủ khả năng mở rộng.

Bước 3 – Thiết lập hợp đồng thuê + SLA

Quy định rõ thời gian phản hồi, thay thế thiết bị, hỗ trợ onsite.

Bước 4 – Lên lịch bảo trì định kỳ

Tháng/quý/năm tùy quy mô.

Bước 5 – Đánh giá & tối ưu

Dựa trên log, hiệu năng và nhu cầu tăng trưởng.

8. Lợi ích dài hạn đối với doanh nghiệp

• Giảm TCO (Total Cost of Ownership)
• Tăng tính linh hoạt khi mở rộng
• Giảm rủi ro bảo mật
• Duy trì hệ thống ổn định
• Tăng hiệu quả kinh doanh

9. Những lưu ý khi lựa chọn đối tác

• Thiết bị chính hãng, nguồn gốc rõ ràng
• SLA minh bạch
• Hỗ trợ 24/7
• Khả năng nâng cấp linh hoạt
• Đội ngũ kỹ thuật có chứng chỉ & kinh nghiệm thực tế

FAQs

Thuê thiết bị có đắt hơn mua không?
Ngắn hạn có thể cao hơn, nhưng dài hạn thường thấp hơn do không có khấu hao và chi phí sửa chữa lớn.

Bảo trì bao lâu một lần là hợp lý?
Thường 1–3 tháng/lần tùy quy mô và mức độ sử dụng.

Doanh nghiệp nhỏ có cần bảo trì định kỳ?
Có, vì rủi ro downtime ở doanh nghiệp nhỏ thường ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu.

Kết luận

Trong kỷ nguyên số, hạ tầng CNTT không còn là khoản chi phụ mà là yếu tố quyết định hiệu suất kinh doanh. Việc kết hợp thuê thiết bị + bảo trì định kỳ giúp doanh nghiệp:

• Giảm chi phí đầu tư ban đầu
• Kiểm soát ngân sách dài hạn
• Giảm rủi ro công nghệ & bảo mật
• Duy trì hệ thống ổn định, sẵn sàng mở rộng

Đây không chỉ là giải pháp tài chính, mà còn là chiến lược vận hành thông minh cho doanh nghiệp hiện đại muốn phát triển bền vững trong môi trường công nghệ thay đổi liên tục.

Liên hệ tư vấn Thuê thiết bị và bảo trì định kỳ

👉 Liên hệ MSPVN ngay hôm nay để được tư vấn Thuê thiết bị và bảo trì định kỳ phù hợp với mô hình doanh nghiệp đa chi nhánh, kho bãi và ngân sách thực tế của bạn.

Hoặc điền form đăng ký nhận tư vấn: https://forms.gle/ZyGbdQqUAW5tucT5A

MSP – Make IT Easy
📌 95/6/1 Đường Lương Định Của, Khu Phố 3, Phường An Khánh, Thành phố Hồ Chí Minh, Việt Nam
📞 Hotline: 090 989 2026 | 0903 471 945 (Hỗ trợ 24/7)
📧 Email: info@mspvn.com
🌐 Website: https://www.mspvn.com
💬 Zalo OA: Công ty TNHH MSP